Traffico bloccato, treno in ritardo, la ricerca del parcheggio, neve, nubifragi. Un parente da accompagnare alla visita medica, i figli con il mal di pancia da recuperare a scuola, una visita medica, un documento da chiedere in municipio. E poi quelle giornate estenuanti da trascorrere in ufficio senza nulla da fare se non guardare lo schermo del computer con sguardo vitreo, facendo finta di lavorare in attesa che finisca il turno e, al contrario, quelle frenetiche in cui si cerca di portare a termine il lavoro il più in fretta possibile perché il capo ha già detto che non pagherà gli straordinari. E poi il ritorno a casa: traffico bloccato, treno in ritardo, la ricerca del parcheggio, neve, nubifragi. Ore e ore di spostamento da aggiungere a quelle di lavoro. Così manca il tempo da dedicare a se stessi, da passare in famiglia, per andare in palestra, leggere un libro, per fare la spesa che viene rimandata nel week end, visto che i centri commerciali sono aperti anche di domenica e si può fare tutto con calma…

Quanto tempo improduttivo passiamo in ufficio? Quanto tempo perdiamo negli spostamenti casa-ufficio? E quanto potremmo recuperare se si potesse lavorare da casa o in qualunque altro luogo? E perché non si fa quando è già possibile?

Lo Smart Working, tradotto in “Lavoro Agile o Intelligente” è, secondo la definizione dell’Osservatorio del Politecnico di Milano ”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. Una filosofia incentrata sulla produttività più che non sulla quantità di ore da allineare quotidianamente.

Più precisamente, parliamo di Smart Working quando possiamo utilizzare, condividere e collegarci agli strumenti di lavoro anche da remoto, cioè non necessariamente nello spazio lavorativo classico dell’ufficio. Alla base di questa filosofia c’è la digitalizzazione dell’impresa, ovvero lo spostamento su piattaforme digitali in cloud di tutte le dotazioni aziendali necessarie allo svolgimento del proprio lavoro. L’accesso viene fatto da computer, tablet e smartphone con il semplice inserimento di uno user name autorizzato e password. L’utilizzo dello Smart Working comporta necessariamente la smaterializzazione in file informatici degli elementi fisici che hanno caratterizzato il lavoro documentale, di catalogazione e archiviazione così come l’abbiamo concepito fino a oggi , ovvero lo spostamento in ambienti cloud di tutti i dati aziendali che si possono trasferire.

Cos’è il Cloud? E’ “un paradigma di erogazione di servizi offerti on demand da un fornitore ad un cliente finale attraverso la rete Internet (come l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione dati), a partire da un insieme di risorse preesistenti, configurabili e disponibili in remoto sotto forma di architettura distribuita.”¹

Detto con parole più semplici: un fornitore di servizi internet mette a disposizione dell’utente una sorta di hard disk esterno al proprio computer (replicato per ragioni di sicurezza in più ed altri dispositivi di memorizzazione collocati in diversi data center) in cui si possono archiviare documenti, foto, video, dati e tutto ciò che già oggi è presente nei nostri elaboratori con la differenza che questi file, indipendentemente dallo strumento informatico utilizzato per accedervi, sono accessibili da dovunque e in ogni momento.

Facciamo qualche esempio per capirci meglio:

• Se, un tempo, il venditore, il rappresentante, l’agente di commercio si spostavano con un pesanti borsoni carichi di documenti, oggi gli stessi possono accompagnarsi in giro con un semplice tablet. Se si dimentica in ufficio un catalogo, lo si può recuperare al momento mentre si sta visitando il cliente, collegandosi alla propria rete aziendale senza dover rimandare tutto quanto a un altro appuntamento.

• Se, un tempo, la responsabile della contabilità, per qualche motivo, avesse dovuto lasciare l’ufficio con un permesso orario con la conseguenza di bloccare tutto il lavoro fino al suo ritorno, oggi quella stessa responsabile potrebbe accedere ai dati necessari dal proprio smartphone e sbloccare la pratica anche da casa propria. Va da sè, che questa è anche una straordinaria possibilità per mamme e papà di poter star vicino ai propri figli nell’età della crescita e della scuola.

• Se, un tempo, la direzione generale di una grande impresa avesse dovuto indire una riunione con i propri manager, tecnici e commerciali, avrebbe costretto i propri dipendenti a sospendere le proprie attività per trovarsi in azienda. Oggi, basta inviare un invito via mail e collegarsi nei tempi stabiliti dal proprio computer, anche se il commerciale, per esempio, sia all’estero o comunque lontano dalla sede centrale. Allo stesso modo, se il commerciale avesse bisogno di consultarsi con l’ufficio tecnico o amministrativo per valutare un ordine di un cliente, oggi può contattare i colleghi direttamente tramite conference call e confrontarsi con loro condividendo i dati e i documenti nello spazio cloud aziendale senza dover tornare in sede.

Sono solo alcuni banali esempi.

In rete esistono numerose statistiche* che indicano un miglioramento della produttività e della qualità del lavoro grazie allo Smart Working, soprattutto perché il lavoro dipendente non viene più misurato in ore ma in risultati. Si tratta di un modello organizzativo che, in realtà, esiste già da tanti anni: le prime aziende a usarlo, neanche a dirlo, sono state quelle delle high e new technologies. Dal loro esempio, ne è venuto un’organizzazione del lavoro che ha interessato tutte quelle attività che lo possono adottare, che siano commerciali, industriali o legate ai servizi o alla pubblica amministrazione.

In Italia, secondo uno studio del Politecnico di Milano del 2018, sono ancora soltanto 480.000 circa gli smart workers, circa il 12% della forza lavoro interessata. Sicuramente nel frattempo saranno aumentati, dato che la tendenza è in crescita, ma ancora siamo lontani dai numeri delle nazioni a noi concorrenti. (edit: i dati del 2019 parlano di 570.000 persone, un aumento poco significativo)

«I benefici economico-sociali potenziali dell’adozione di modelli di lavoro agile sono enormi – ha ribadito Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working -. Si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici per quelle iniziative che portano a un ripensamento degli spazi di lavoro e un miglioramento dell’equilibrio fra lavoro e vita privata per circa l’80% dei lavoratori.”²

Secondo una ricerca di Zapier Data³, le motivazioni che spingono verso lo smart working sono varie (risparmio di soldi per i trasporti, possibilità di lavorare ovunque, maggiore tranquillità nello svolgimento del lavoro) ma due sembrano un deciso game changer nell’equilibrio tra il lavoro in ufficio classico e il moderno smart working:

• la possibilità di mettere in piedi una famiglia / di accudire i propri parenti bisognosi
• la sostenibilità ambientale

Per rendere obsoleto il posto di lavoro tradizionale è necessario un cambiamento mentale e organizzativo di tutta la struttura aziendale, sia in verticale, sia in orizzontale.

Questo cambiamento sarà comunque imposto alle aziende in breve dal mondo del lavoro stesso.

Fonti:

¹ – https://it.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

² – https://www.digital4.biz/hr/smart-working/polimi-smart-worker-italia-quota-480mila/

³ – https://zapier.com/blog/remote-work-report-by-zapier/

*- https://thevision.com/habitat/lavoro-casa-co2/?fbclid=IwAR3gMAdjqbpBsT66zpqm_wYLGJ-1wcuqe3Kw7I9Gj1utVaBpdJ2SPsDicyI