Vi ho già parlato, in un precedente articolo, di che cos’è lo Smart Working e perché è uno strumento utile che consente di migliorare il proprio ambiente di lavoro grazie ai benefici che ciascun lavoratore può ottenere in termini di ottimizzazione del tempo e di riduzioni dei costi di trasporto.

Oggi Vi racconterò come funziona lo Smart Working e cosa serve per iniziare ad agire agile.

Innanzitutto è bene sottolineare che non è per tutti: lo Smart Working non si rivolge a quelle attività che hanno a che fare fisicamente con la clientela o con un lavoro da eseguire sul posto, per esempio il negozio, il locale, l’artigiano. Al contrario, chi lavora in ufficio, ha uno studio, è un agente di commercio, chiunque non abbia la necessità di avere un contatto diretto con i propri clienti o fornitori, può integrare l’attività tradizionale con lo Smart Working da remoto.

Cosa significa da remoto?

“Da remoto” significa collegarsi via telematica da un computer a un servizio telematico, informatico o anche semplicemente a un altro computer, che in questo caso si chiama server. Quando accedo da casa al sito della mia banca, accedo da remoto al server della banca. Quando consulto la mia posta elettronica, in qualsiasi posto mi trovi, accedo da remoto al server di posta elettronica. Il server è un computer dalle elevate prestazioni e enormi capacità di memorizzazione dei dati che fornisce servizi ad altri computer che vi accedono. Ovviamente da remoto…

Ora che abbiamo spiegato alcuni termini tecnici, possiamo spiegare come funziona e cosa serve per utilizzare lo Smart Working.

Cosa serve allo Smart Working?

La prima cosa importante è un collegamento internet stabile e sufficientemente veloce. Per questo è necessario spiegare alcune sigle alle quali dovremmo essere abituati ma di cui, in molti, ignorano il significato.

ADSL: è la sigla in inglese di una tipologia di accesso alla rete ormai vecchia e poco performante che adopera la classica linea telefonica in rame per collegarsi a internet. Il rame è il materiale che veniva impiegato per trasmettere i segnali elettrici che servivano per comunicare telefonicamente. Su questi cavetti, che partono dalla nostra abitazione e arrivano fino alle centrali dei gestori telefonici, è stato ricavato uno spazio per trasmettere il segnale internet. Il rame, sfortunatamente, è un materiale altamente deperibile e soggetto a sbalzi di tensione causati dal tempo e questo influisce notevolmente sulla velocità di navigazione. Inoltre ha una portata limitata che non può essere aumentata per ragioni strettamente tecniche. Per fare un esempio: è come se fosse una strada a due corsie che viaggia all’interno di una città, non è possibile ampliarla, perché lo spazio circostante lo impedisce. Se a ciò aggiungiamo che è pure cresciuto notevolmente il traffico che percorre quella strada, riusciamo a comprendere perché l’ADSL un tempo bastasse per navigare su internet mentre oggi, nella maggior parte dei casi, sia insufficiente. Per questo, da alcuni anni, è in via di sostituzione con le nuove tecnologie di accesso in Fibra Ottica.

FTTC: Fiber to the Cabinet. Anche in questo caso utilizziamo una sigla il cui significato, un po’ più semplice da capire, è da cercare nel tipo di materiale utilizzato nel trasporto del segnale telefonico, ovvero la fibra ottica in questo caso “to the cabinet”, ovvero dalla centrale del gestore telefonico alla colonnina che si trova in strada più o meno vicina alle nostre abitazioni. Dal cabinet al cavo telefonico in casa, il collegamento viaggia ancora su rame, motivo per cui non si può parlare di fibra ottica vera e propria ma fibra mista rame. Le prestazioni sono più stabili e veloci, rispetto all’ADSL, variano però in funzione della distanza dalla sede al cabinet: più si è vicini, più si corre! Per tornare al nostro esempio di prima: è un’autostrada a quattro corsie. Ovviamente per usufruire di queste velocità superiori, è anche necessario avere un mezzo adeguato: una vecchia 500 degli anni ‘80, non sarà di grande aiuto…

FTTH: Fiber to the home. La base è la stessa dell’FTTC, solo che in questo caso la fibra non termina al cabinet ma entra direttamente nelle nostre case. E’ concepita espressamente per internet e, dato che la fibra ottica non è altro che un cavo sotterraneo composto da vetro rivestito di plastica, ha anche una durata a lungo termine e non necessità di manutenzione continua come è necessario per il rame. Continuando con il nostro esempio automobilistico: è il circuito di Formula 1 della navigazione internet!

Le velocità di queste tre tipologie di accesso vengono valutate in mega bit per secondo, che sono i chilometri all’ora di internet, su due diversi parametri: il download, ovvero ciò che viene ricevuto dalla rete sul proprio computer, e l’upload, ovvero le richieste che vengono inviate dal nostro alla rete. Per capire meglio: quando scarico un allegato di posta sul mio computer, eseguo un download, quando invece faccio l’operazione contraria, ovvero allego un file da inviare, eseguo un upload. Allo stesso modo: quando inserisco la password di accesso al sito della mia banca, invio una richiesta in upload, quando il sito della banca mi concede l’accesso, scarica sul mio computer la pagina richiesta in download.

E se non ho la rete fissa o la velocità del mio internet viaggia a carbone?

Abbiamo tutti uno Smart Phone, magari pagato alcune centinaia di euro, vero? Magari qualcuno ne resterà stupito, ma può collegarsi al computer di casa o al portatile attraverso il bluetooth in modo semplicissimo, ovvero attivando l’icona del bluetooth sullo Smart Phone e quella corrispondente sul proprio computer e inserendo un codice di sicurezza che verrà fornito automaticamente da uno dei due. Bisogna anche segnalare che le velocità di navigazione del 4g, 4,5g e, per qualche fortunato, del 5g sono spesso considerevolmente superiori a quelle della maggior parte dei collegamenti con ADSL e FTTC. Hai speso tutti quei soldi per l’iPhone o il Samsung, usali!

Chiariti questi geroglifici, ora passiamo agli strumenti necessari per lo Smart Working.

Per prima cosa è necessario “digitalizzare” i documenti dell’ufficio. Fatture, brochure, contratti devono essere trasformati dall’ingombrante formato cartaceo a file di computer, memorizzandoli con un nome semplice, per esempio quello del fornitore o del cliente, meglio se con una data e diviso per cartelle, in modo che la ricerca sia più veloce e facile. Quanto tempo ho perso dai miei clienti che non riuscivano a trovare un contratto o una fattura perché non ricordavano in quale faldone li avessero archiviati! Con un clic sulla lente di ricerca, si fa in pochi istanti di secondo. Questi documenti, poi, devono essere trasferiti sul cloud…

Oddio, cos’è un cloud?!

E’ il secondo strumento fondamentale per essere Smart. Hai presente quando salvi una copia dei tuoi dati dal computer su un hard disk esterno o su una chiavetta USB? Ormai dovrebbero essere operazioni conosciute da chiunque usi un computer, lo do per scontato. Il cloud è esattamente la stessa cosa: un hard disk che risiede in una stanza vera e propria, con altri hard disk, di un fornitore di questi servizi. I provider, cioè i fornitori di questi servizi, sono tanti, ne cito alcuni famosi come Google, Aruba, Apple, Microsoft .. ce ne sono a decine. Alcuni sono gratuiti con funzioni limitate (ma sufficienti per iniziare), altri sono a pagamento e provvedono a funzioni integrate più complesse e importanti. Sono concepiti con sistemi di sicurezza e controllo all’avanguardia e continuamente aggiornati per garantire la protezione dei dati memorizzati. Inoltre, dovesse guastarsi il disco principale, i documenti raccolti vengono replicati su altri hard disk speculari ospitati in sedi diverse. Il vantaggio di un cloud consiste nel poter accedere ai propri dati da dovunque e con qualsiasi dispositivo, inserendo semplicemente il nome utente e la password, come facciamo con l’email. Non serve più andare in giro con pesanti borsoni pieni zeppi di cataloghi, manuali, documenti, contratti! E non è necessario recarsi in ufficio per controllare la contabilità o verificare una procedura! Basta collegarsi al server dal proprio client. Si può fare ovunque ci si trovi, anche in riva al mare…

Last but not least: il centralino VoIP!

Che cos’è un centralino VoIP? È un centralino in grado di abbinare i servizi tradizionali a funzioni più moderne, come per esempio ricevere direttamente la chiamata della rete fissa sul cellulare, organizzare chiamate collettive (conference call) anche in video (video conference), condividere documenti in maniera immediata. Anche per i centralini VoIP esistono svariati prodotti, alcuni venduti dai produttori indipendenti, altri gestiti direttamente dai gestori telefonici più importanti in aggiunta al canone di abbonamento base. Non esiste una soluzione migliore delle altre, esiste quella più adatta alle esigenze di ognuno.

Ma se poi i miei dipendenti non lavorano più perché passano tutto il tempo a chattare su Facebook o a farsi i fatti propri?

Sei proprio sicuro che non lo facciano già anche adesso, in questo momento? In ogni caso è un discorso inutile, perché lo Smart Working necessita di un cambio di mentalità: non più orario di lavoro, ma risultati. Se un impiegato non rispetta la scadenza di un lavoro, il capo se ne renderà conto, che sia presente in ufficio o meno. Senza contare che le statistiche dicono il contrario: con lo Smart Working si lavora e si produce di più ed è questo l’obiettivo vero di ogni impresa, basta fare una ricerca su internet per rendersene conto. In realtà, secondo me, sono proprio i tuoi impiegati a non volerlo…

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